ניסוח מסמך תיאור תפקיד- אבן יסוד לכוח אדם איכותי ויעיל

מאמר מערכת פורסם: 19.03.2012
ניסוח מסמך תיאור תפקיד- אבן יסוד לכוח אדם איכותי ויעיל

מסמכי תיאורי תפקיד מגדירים את תחומי האחריות והציפיות מתפקיד מסוים. תיאורי התפקיד הם מרכיב חיוני על מנת לשמור על סדר בתוך הארגון ועל בנייה חכמה ונכונה של המשך הדרך, תוך שמירה על כוח אדם איכותי ומתאים בכל פוזיציה בפעילות העסק.

לשם מה צריך מסמך תיאור תפקיד?

ניתן להשתמש בתיאורי תפקיד במספר אופנים בעסק:
  • תיאור תפקיד מפורט ומדוייק יעזור למועמד להחליט האם העבודה מעניינת ומתאימה עבורו.
  • בשלב גיוס העובדים, תיאור התפקיד יעזור לכם לראיין את המועמד ולהחליט האם למועמד יש את התכונות הנדרשות לתפקיד.
  • תיאור התפקיד מסייע בשלב הכשרת העובדים החדשים ומספק תבנית ברורה לשלבים אליהם יש להגיע ולדברים אותם יש ללמוד.
  • במהלך העבודה השוטפת משמש המסמך כעוגן מייצב שמידי תקופה יש לשוב אליו ולהתיישר באמצעותו. בנוסף, תיאור תפקיד יוצר בסיס ומדד להערכה של העובד.

בעלי עסקים רבים, במיוחד בעלי עסק קטן שנוטים לקבל על עצמם אחריות רבה וסדר יום צפוף ותובעני, נוטים לפסוח על שלב ניסוח המסמך. אולם, העבודה על תיאורי תפקיד יכולה להשתלם גם בהליך הגיוס וגם בהמשך. בתור בעלי העסק, מתפקידכם לנסח את המסמך לקראת הגיוס.

איך מתחילים בניסוח המסמך?

לפני תחילת הניסוח, אספו אליכם את בעלי התפקידים שעומדים לעבוד עם העובד המיועד. העמיתים לעבודה שיבואו איתו במגע יום-יומי יתרמו רבות להבנה של אופי ותחומי האחריות של התפקיד. משימה נוספת לפני תחילת הניסוח היא ניתוח התפקיד: בדקו את תחומי האחריות של העובדים הנוכחיים, חפשו באינטרנט תיאורי תפקידים מקבילים בחברות דומות ונסחו את התוצאות וההשלכות הרצויות מהתפקיד.

ניסוח תיאור התפקיד

תיאור התפקיד עצמו צריך להיות ברור ומדויק ככל הניתן.
מסמך טיפוסי של תיאור תפקיד יכלול את המרכיבים הבאים: שם התפקיד, מחלקה, למי בעל התפקיד מדווח, אחריות כוללת, תחומי אחריות מרכזיים, עם מי עובד בעל התפקיד על בסיס שוטף, תנאי העסקה ודרישות (כישורים, השכלה וניסיון).
בתיאור תחומי האחריות, החלו מרשימה כוללת ולאחר מכן פרטו את הפעילויות הנדרשות לכל משימה. היו מפורטים ומדויקים ככל האפשר. בנוסף לתועלת שהדבר מביא לכם בתור בעלי עסק באשר למקומו של העובד בתוך החברה, הדרישות הספציפיות יובילו גם את העובד לבצע את הפעולות באופן המדויק והטוב ביותר, מבלי להתחמק מאחריות.

נקודות חשובות נוספות

אל תסכמו על אופן ביצוע התפקיד בעבר אלא התמקדו בדרישות הנוכחיות והצפויות של מהתפקיד, על פי הצרכים הנוכחיים וארוכי הטווח של החברה. חשבו קודם על המשימות לפני הגדרת המאפיינים והכישורים הנדרשים להן. בנוסף, נסו גם לשקף את סדר העדיפויות של העסק והתפקיד בתוך המסמך. זכרו- תיאור התפקיד צריך להיות ניתן ליישום. ככל שתעמיסו יותר משימות על תפקיד אחד, כך תצמצמו את מספר האנשים המסוגלים לתפקיד ותיצרו לעצמכם סבירות גבוהה לאכזבה בעתיד.
נסו להימנע מניסוח כללי מידי. במקום הגדרה כמו "כישורי מחשב", כוונו ל-"מיומן בתוכנות Word, Excel ומערכת ההפעלה חלונות". במקום "כישורי תקשורת טובים", כתבו "יכולת לתקשר מידע טכני לקהל שאינו-טכני". ניסוח מדויק יסייע גם לכם וגם למועמד לתפקיד.
לבסוף, אל תשכחו לבחון מחדש את תיאור התפקיד כל תקופה מסוימת וקבועה מראש על מנת לוודא שהתפקיד משקף נכונה את מטרותיה הדינאמיות של החברה.