גיוס נעים - טיפים למראיין המתחיל

אחד האתגרים הגדולים בפתיחת עסק וניהולו, הוא איתור עובדים איכותיים, התואמים את הגדרת התפקיד והציפיות המגיעות עמו. מעסיקים רבים מוצאים עצמם מוצפים אל מול הקושי שבתהליכי מיון, בניהול התקשורת מול מועמדים ובקבלת החלטות בנושא איוש משרות. השלב האישי, המשפיע והאינדיקטיבי ביותר בתהליך הגיוס הוא ראיון העבודה עם המועמד. הפעם- ננסה לעשות סדר ושכל ולשתף אתכם בכמה טיפים על ניהול נכון של ראיון אפקטיבי.

לפני הכל...

הראיון הוא אמנם שיאה של האינטרקציה בין הארגון והמועמד, אך הוא ממש איננו הצעד הראשון. תהליך נכון מתחיל בנפרד משֵם ופנים של מועמד ספציפי, וראשיתו בהגדרה ברורה של הציפיות: אם מדובר בתפקיד חדש, יש לנסח אותו במדויק- החל מהגדרות התפקיד, אפיון כללי של תנאי ההעסקה, כפיפות וכל שאר הפרמטרים המשפיעים על אופיה של המשרה. באם מדובר בתפקיד קיים- בדקו את תכונות התפקיד כפי שהן, בחנו אותן מחדש או אשררו אותן, על פי שיקולכם.
לאחר שאתם יודעים בדיוק כיצד מאופיינת המשרה, נסו לחשוב על האדם שתרצו שימלא אותה. מהן תכונות האופי שהוא נדרש אליהן? אילו תכונות עשויות להוות קושי בביצוע משרה מסוג זה? רשמו בפניכם ואף דרגו את התכונות. חשבו על העבר המקצועי שתרצו שהמועמד יציג: היכן עבד בעבר ובאיזה תפקיד? היכן למד, ומה? הגדרות אלו הן סובייקטיביות ממה שרבים נוטים לחשוב. טבעי להניח שמועמד טוב הוא זה שעבר בארגון דומה או בתחום חופף- אבל אולי הפעם תעדיפו דווקא "דם חדש" שמגיע ממנגנון שונה. אולי תמצאו יתרון דווקא אצל מועמד עם עבר אקדמי אחר מהמובן מאליו. נסחו את רעיונותיכם על דף עד כדי שרטוט כמה פרופילים אותם תרצו למיין.
לפני הראיון- השקיעו זמן בבחינת קורות החיים. קל מאד לקרוא את המילים, אך הנה כמה רעיונות לקריאה בין השורות:

• שימו לב לתיאורי התפקידים הקודמים. קראו היטב את הסעיפים: האם הם ברורים? שונים זה מזה? מלאים? נסו להבין, האם המועמד "מורח" את נסיונו? האם הוא כן באשר לעושר המקצועי שלו?
• בדקו: האם יש "חורים" בציר הזמן? זו לא בהכרח אינדיקציה שלילית, אך בהחלטת ראויה להתייחסות.
• אם התפקיד דורש רהיטות, או יכולת התנסחות, קורות החיים הן דרך טובה לקבל מושג על יכולת המועמד. כנ"ל גם לגבי תכונות אחרות שאולי תרצו לבדוק: אסתטיקה, יסודיות, שליטה ב-WORD (או העדרה).

לפני פגישתכם עם המועמד, הכינו את הרשימות מולכם: הדפיסו את קורות החיים והכינו לעצמכם הערות ותזכורות, אם אתם זקוקים להן.
בדקו שסביבת הראיון מתאימה: פרטית, שקטה, נוחה. נסו לבודד את סביבת הראיון מהפרעות. הסחות דעת על ידי מסך המחשב או המכשיר הנייד יפריעו לא רק למועמד להעביר את מסריו, אלא גם לכם, בקליטתם ובניהול הראיון. תחמו את הראיון בזמן, מראש ובנו את לוח הזמנים שלכם בהתאם.

במהלך הראיון

את הראיון נהוג לפתוח בהיכרות קצרה. ספרו למועמד קצת עליכם, על רקע החברה ותנו הסבר כללי על התפקיד. התבוננו במרואיין ונסו להסיק את עמדתו כלפי הנאמר, שאלו אותו לדעתו- זו דרך טובה לבצע יישור קו ראשוני בין ציפיות המראיין והמרואיין. המשיכו בלשאול את המועמד שאלות פתוחות. תנו לו לספר על עצמו ועל עברו המקצועי ונסו להבין בשאלותיכם, יחד איתו:

• מה הניע אותו להגיש מועמדות למשרה זו?
• מהו הערך המוסף שיוכל להביא איתו?
• מה עשויים להיות הקשיים שלו בביצוע התפקיד?
• מהן ציפיותיו ממקום העבודה?

אם למקום העבודה אתר אינטרנט, או זמין עבורו מידע באינטרנט, נסו לבדוק אם המועמד ניגש אליו. מועמד שלא טרח להכין את שיעורי הבית, אינו שילם את דמי הרצינות הנדרשים טרם הראיון ואולי לא תרצו להמשיך איתו התהליך.
נסו למצוא את הסאבטקסט בתיאורו של מועמד את נסיונו במשרות קודמות. אפשר להסיק הרבה, לא רק מהתוכן, אלא גם איך הוא מנוסח. לדוגמא: מאופן שבו המועמד מנסח תהליכים משותפים ביחיד או רבים ("ניסיתי לשווק"/"ניסינו לשווק") ניתן ללמוד את יחסו לעבודה בצוות, את יכולתו לחלוק קרדיט ואת יכולת ההזדהות שלו עם ארגון. חשבו על שאר התנסחויותיו ומה עומד מאחוריהן.
רבות נכתב על שפת הגוף בראיון. בתמציתיות, חשוב בעיקר לשמור על קשר עין ולנסות להבין כמה ישר המועמד בהשבתו לשאלותיכם. רבים פוסלים מועמדים שמשדרים חשש או מבוכה בראיון. למה? זה מאד טבעי במעמד כזה ואם לא מדובר בתפקיד ניהולי או תפקיד אחר שדורש חזות בטוחה ויצירת קשרים מיידית, אל תסמנו את האיקס עדיין.

לקראת סוף הראיון, העבירו את הכדור למגרשו של המועמד. זהו הזמן עבורו להעלות שאלות ולחדד נושאים שאינם ברורים לו. ענו לשאלותיו לעניין, בכנות ובכבוד, זוהי ההזדמנות שלכם להציג בפניו את רצינותכם כלפי התהליך.
הפרדו מן המרואיין בפריסת הפעולות המשלימות לתהליך ובקביעת צעדים להמשך.

לאחר הראיון

עם עזיבתו של המועמד, על הצדדים לעבד את המידע ולקבל החלטות. סביר שהמועמד מתראיין עבור משרות נוספות ושעבור המראיין מצפים ראיונות עם מועמדים נוספים, וזה בסדר. בתקופה שלאחר הראיון, חשוב לשמור על קשר עם המועמד, גם כדי לשמור על רמת העניין שלו ובעיקר כי זו יסודה של התנהלות תקינה. בחרו מרשימת הממליצים של המועמד, את אלו שתרצו לשוחח אתם. את הממליצים, שלא תמיד זמינים לשיחות ארוכות, נסו לכוון בשאלות סגורות שיוכלו ללמד אתכם על תכונות המועמד, יכולותיו הבין-אישיות והתרומה שהביא לארגון.
אל תבהלו אם נראה שיחסי ההעסקה לא הסתיימו בטוב, זה עשוי לקרות במקרים של פיטורין או התפטרות, אבל ודאו כי מדובר במקרה בודד ולא במגמה, שעשויה להצביע על התנהלות בעייתית של העובד.
מכאן- נותר לכם להחליט האם המועמד מתאים או לא ולתקשר מולו את ההחלטה. אם תתקדמו, צפוי המשכו של תהליך הגיוס, שעשוי לכלול מו"מ על תנאים ומספר מטלות טכניות.
זכרו, שתהליך הגיוס הוא פרקה הראשון של מערכת היחסים בין המעסיק לעובד- מערכת יחסים אינטנסיבית שעשויה להמשך זמן רב. הקפידו לשמור על אוירה נעימה, העבירו את התהליכים בשקיפות ככל האפשר וגרמו למועמד שלכם לזכור את התחלת הקשר הזה, כטובה. האמינו לנו- תחושה כזו תשתלם לכולכם לאורך זמן.