ניהול חשבונות עצמאי מול שימוש בבעל מקצוע

מאמר מערכת פורסם: 29.01.2012
ניהול חשבונות עצמאי מול שימוש בבעל מקצוע

בדומה לתחומי פעילות אחרים בעסק קטן, גם בניהול חשבונות בעל העסק עומד בפני דילמה של ניהול עצמאי או ניהול באמצעות בעל מקצוע חיצוני.
ניהול חשבונות באופן עצמאי יכול להיעשות בשתי דרכים עיקריות: ניהול ידני באמצעות פנקסים ומעקב בתוכנת אקסל, או ניהול באמצעות תוכנה לניהול חשבונות באינטרנט.
שימוש במנהל חשבונות\רואה חשבון באופן קבוע מעביר את האחריות והטרחה לידי בעל המקצוע ודורש רק העברה של החומרים אחת לחודש\חודשיים.

יתרונות ניהול חשבונות באופן עצמאי

חיסכון כספי משמעותי- עלות ניהול ספרים ידני היא עלות הדפסת הפנקסים בלבד, לעומת ניהול חשבונות אצל מנהל חשבונות חיצוני, שעשוי להגיע לסכום של בין 3,600 ₪ ל-6,000 ₪ לשנה, בנוסף לעלות הדפסת הפנקסים השונים.
התוכנות המקצועיות לניהול חשבונות באינטרנט עולות כ-100 ₪ בחודש, עם חיסכון של עלות ההדפסה (הנפקת הדוחות כלולה בתוכנה).
מעקב צמוד – כשבעל העסק מנהל את החשבונות בעצמו הוא שם לב יותר לתנועת הכספים הנכנסים והיוצאים, לעומת מצב בו בעל העסק מעודכן רק אחת לחודשיים על המצב השוטף.
טעויות אפשרויות - המשרדים הגדולים של ראיית החשבון והנהלת החשבונות נוטים לעבוד תחת לחץ גדול, מה שמגדיל את הסיכוי לטעויות. העבודה נעשית לרוב על ידי עובדים זוטרים יחסית שעשויים למהר ולסיים את העבודה, על חשבון דאגה לאינטרס של בעל העסק.

חשוב מאוד לציין כי החישוב של עלות ניהול החשבונות העצמאי לא כולל את הזמן שבעל העסק משקיע בנושא. זמנו של בעל העסק עשוי להיות יקר ובעל ערך רב לקידום ולתפעול העסק, כך שיש לקחת בחשבון את הטרחה הנלוות לניהול חשבונות עצמאי.

יתרונות שימוש בבעל מקצוע חיצוני

הפחתת טרחה וחיסכון בזמן - כפי שנאמר, שימוש בבעל מקצוע מוריד נטל עבודה משמעותי מכתפיו של בעל העסק ומעביר את האחריות וביצוע הפעולות לידיו של בעל המקצוע. כל מה שבעל העסק צריך לעשות במקרה זה הוא העברת החומרים בזמנים הנקובים וקבלת הדוחות והחומרים ישירות לידיו. רואה החשבון גם מגיש את הדוחות השוטפים בשם בעל העסק.

בעת הקמת עסק, רואה חשבון יכול לסייע בהגדרת העסק כיישות חוקית וברישום העסק מול הרשויות השונות.
גיבוי מסודר - בעל המקצוע מגבה אצלו את כל הנתונים שנמסרו לידיו, בניגוד לניהול חשבונות עצמאי בו האחריות לגיבוי היא על בעל העסק בלבד.
ידע מקצועי – ניהול חשבונות והפקת דוחות היא משימה לא פשוטה לבעל העסק, במיוחד אם הוא לא מתעניין במיוחד בחישובים חשובנאיים, נבירה בתקנות ותפעול של תוכנת אקסל. בעל המקצוע בתחום יכול לנצל את הידע הנרחב שלו על מנת להשיג החזרי מס שבתור בעל עסק לא הייתם חושבים עליהם, כך שהשכר שתלמו לו עשוי להיות משתלם ואף יותר מכך.
חשוב לציין כי בעסקים שאינם קטנטנים, הגשת הדו"ח השנתי נעשית לרוב בסיוע רואה חשבון (בעלות נוספת לניהול החשבונות השוטף, אם קיים). את החומרים שנוהלו באופן ידני\מקוון יש להגיש לבעל מקצוע, שמסייע בעיבוד הנתונים ובהגשת הדו"ח.