ניהול חשבונות עצמי- הארות, השגות והשלכות

לאחרונה אנו עדים לתופעת – תוכנות הנהלת חשבונות "לשימוש עצמי" באינטרנט... עשרות רבות של פרסומות ובאנרים בכל רחבי האינטרנט מלמדות אותנו כי הנהלת חשבונות לעסק או לחברה שבבעלותך ניתן לעשות לבד ללא סיוע מנהל חשבונות או יועץ מס ובכך יחסכו לעסק מאות אם לא אלפי שקלים בשנה... האומנם אותם שירותי הנהלת חשבונות באופן עצמאי יחסכו לכם סכומים מהותיים או שמא להיפך – יגרמו לכם להוצאות מיותרות בעסק? במאמר זה ננסה לבחון את ההשלכות לניהול חשבונות עצמי.

כאשר אנו מתעניינים בהנהלת חשבונות לעסק ורוצים להבין קצת יותר, עלינו לקחת בחשבון מספר פרמטרים – הראשון יהיה כל הקשור להיבטי מס ההכנסה , השני היבט המע"מ והשלישי היבט הביטוח הלאומי.

כיום אין "חוק מס הכנסה" וחוקי המס בישראל מתבססים על פקודה שנתקבלה בירושה מתקופת המנדט הבריטי בארץ – לאורך השנים הוכנסו שינויים לפקודה ותוקנו תקנות כאלו ואחרות, לכך יש להוסיף את חוק מע"מ שחוקק כחוק ישראלי בשנת 1972 וכמובן לכל אלו יש להוסיף את הפסיקה לאורך שנות קיום המדינה בה הוכרעו שאלות הקשורות קשר ישיר בהיבט המס.

מערכת דיני המס בישראל מורכבת ביותר ולכן המתעסקים במלאכה נדרשים לשנות לימוד רבות על מנת להקיף את כל מכלול המערכת כך לדוגמא רואה חשבון ילמד לתואר כ-4 שנים ויועץ מס ילמד כשנתיים שלמות קורסי מיסים, בתוספת קורס הנהלת חשבונות שנמשך כשנה- סה"כ כ-3 שנות לימוד. בין היתר ילמדו רואה החשבון ויועץ המס כי לא כל ההוצאות העסקיות אכן ניתנות לניכוי או לדוגמא כי הוצאות העסקיות שהוצאו בטרם פתיחת התיק ברשויות המס אינן מוכרות וכן תיאומים שונים ומשונים החל מכך שהוצאות רכב מוכרות רק ב-45% וכיבודים ב- 80% ובהוצאות טלפון סלולארי ה- 1200 ₪ ראשונים לא מוכרים וכדומה.

לאחר שעמדנו על היבטי מס ההכנסה נעמוד על היבט המע"מ – האם בבואך לעשות את הנהלת החשבונות לבדך באמצעות התוכנה תדע כי במע"מ על הטלפון הסלולארי רק 2/3 מותר בקיזוז או לחלופין על ההבדל בין עסקה פטורה ממע"מ לעסקה בשיעור 0% ? אם התשובה חיובית כנראה שבאמת נועדת לעשות את הנהלת החשבונות בעצמך... אולם, לרוב אלו דברים אשר יועצי מס מוסמכים ורואי חשבון בקיאים בהם עקב לימודים ארוכים וניסיון השנים שצברו בתחום.

בהיבט הביטוח הלאומי המצב אפילו יותר קריטי כיוון שנדרש תכנון מקדים לקביעת שיעור גובה הכיסוי הביטוחי וללא עזרה רלוונטית מבעל מקצוע מבין עניין יכול להיווצר מצב קטסטרופלי של פגיעה בעבודה ללא תשלום או תשלום נמוך מאד מצד הביטוח הלאומי.

לאחר 3 היבטי המיסוי ישנו ההיבט החשוב מכל והוא ההיבט התפעולי/מנהלי שכן אי פתיחת התיק כנדרש או אי הגשת דוחות המע"מ ו/או מס הכנסה כראוי ו/או בזמן מובילים להיווצרות קנסות אדירים בגין הפיגור או הליקוי כמו כן על המחזורים המדווחים למע"מ להיות מתואמים למחזור המדווח בדוח למס הכנסה- דהיינו נדרש סנכרון. היבט נוסף וחשוב מאד הוא בכל הנוגע לניכויים – ממשכורת או שלא ממשכורת ומבין משתמשי תוכנות הנהלת החשבונות אלו הטעויות הנפוצות ביותר – אי דיווח או דיווח לקוי שמוביל לקנסות ולעיתים אף לפסילת ספרים.

המסקנה המתבקשת היא כי ככל שמדובר על עוסק מורשה או חברה בע"מ, ניהול החשבונות באופן עצמי יכול להוביל למצבים גרועים ביותר בכל המישורים בין אם בקנסות או בין אם בפסילת ספרים שיובילו לתשלומי מס גבוהים יותר או חלילה לאי כיסוי ביטוחי מתאים בביטוח הלאומי ולכן ההפרש בין התשלום לתוכנה העצמית לבין תשלום ליועץ מס הוא כפול – גם בקנסות ובתשלומי מיסים גבוהים יותר וגם בעבודה העצמית שתידרשו לעשות כל חודש בהנהלת החשבונות של העסק...

לעומת זאת אם הנכם עוסקים פטורים הניהול העצמי הוא די פשוט ובמקרה כזה ניתן להשתמש לבד גם בתוכנה, יחד עם זאת מומלץ שיהיה יועץ מס מלווה לענייני הביטוח הלאומי והגשת הדוחות.

המאמר נכתב על ידי רונלד רובינס- מנהל חשבונות ויועץ מס מוסמך- בעליה של חברת מנטו- משרד הנהלת חשבונות ויעוץ מס עבור עצמאיים וחברות.