הנהלת חשבונות לעסק קטן

הנהלת חשבונות בעסק היא השמירה והתיעוד של פעולות פיננסיות (הכנסות והוצאות של העסק), יחד עם הגשת דוחות כספיים לגופים הרלוונטיים. הנהלת החשבונות כוללת גם רישום של הכספים שהעסק חייב לספקים, עובדים ורשויות. ניהול חשבונות מדויק ומוקפד עוזר לבעל העסק להבין את התקדמותו של העסק, את האפשרויות הכלכליות העומדות בפניו ואת היכולות הפיננסיות שלו. חשוב לציין כי ניהול חשבונות מדויק ונכון הוא דרישה של רשויות מס ההכנסה והמע"מ.

מהי הנהלת חשבונות?

הנהלת חשבונות כוללת בעיקר רישום של הכנסות והוצאות, הפקת חשבוניות ללקוחות, דיווח דו חודשי על מקדמות מס הכנסה, דיווח דו חודשי למע"מ והגשת דו"ח שנתי.
הפעולות הבסיסיות של ניהול חשבונות הן הפקת חשבוניות ללקוחות ורישומן, בנוסף לקבלת חשבוניות מהספקים ורישומן. רישום ההוצאות דורש גם סיווג על פי סוג ההוצאה, על מנת לסייע בעיבוד המידע וחשוב מכך, מאפשר דיווח על הוצאה מוכרת בשיעור משתנה, על פי התקנות של מע"מ ומס הכנסה.
דו"ח המע"מ הוא הפחתת המע"מ שקיבל העסק מהמע"מ ששילם בית העסק.
מקדמת מס הכנסה מחושבת על פי הפחתת ההוצאות מההכנסות (רווח) והכפלה באחוז המקדמות שנקבע לעסק על ידי מס הכנסה.

שיטות לניהול חשבונות

שיטת הנהלת חשבונות דו-צידית (כפולה) דורשת רישום הפעולות בשני כרטיסים שונים, אחד בחובה והשני בזכות. שיטה זו מתאימה לחברה בע"מ.
שיטת הנהלת חשבונות חד-צידית דורשת רישום תקבולים ותשלומים בלבד, מבלי לעשות ביניהם הקבלה. שיטה זו מתאימה לעוסק פטור ולעוסק מורשה.

אמצעים לניהול חשבונות בעסק קטן

החל משנות ה-80 של המאה הקודמת, החלו עסקים רבים לנהל את החשבונות שלהם באמצעות תוכנות ייעודיות כמו חשבשבת, כספית ועוד. היתרון הגדול של התוכנות היה בסיס נתונים חזק ויציב, כוח מחשובי וידע נצבר בתוכנות. התוכנות עוסקות גם בפעילויות כמו ניהול לקוחות, הפקת חשבוניות וקבלות, ניהול ספקים ועוד.
כיום, בעידן האינטרנט, החלו לצוץ גם תוכנות לניהול חשבונות באינטרנט, שפועלת ושומרת את הנתונים על רשת האינטרנט במקום על המחשב של בעל העסק. השימוש בתוכנה זו מאפשר גמישות גדולה יותר, בעקבות היכולת לעבוד מכל מקום ובכל זמן. התוכנות המקוונות מסוגלות להפיק דוחות תקבולים ותשלומים, מע"מ, מקדמות מס הכנסה ועוד.

ניהול עצמאי או שימוש בבעל מקצוע?

בעל עסק קטן עומד בפני מספר דילמות מרכזיות באשר לביצוע פעולות באופן עצמאי או שימוש בבעל מקצוע. ניהול חשבונות הוא אחד מהתחומים שמעוררים שאלה שכזו. ניהול חשבונות באופן עצמאי יכול להיעשות בשתי דרכים עיקריות: ניהול ידני באמצעות פנקסים ומעקב בתוכנת אקסל, או ניהול באמצעות תוכנה לניהול חשבונות באינטרנט.
שימוש במנהל חשבונות\רואה חשבון באופן קבוע מעביר את האחריות והטרחה לידי בעל המקצוע ודורש רק העברה של החומרים אחת לחודש\חודשיים.

חיסכון כספי משמעותי- ניהול חשבונות אצל מנהל חשבונות עשוי להגיע לסכום של בין 3,600 ₪ ל-6,000 ₪ לשנה, בנוסף לעלות הדפסת הפנקסים השונים. לעומת זאת, ההוצאה על ניהול ספרים ידני היא עלות הדפסת הפנקסים בלבד. התוכנות המקצועיות לניהול חשבונות באינטרנט עולות כ-100 ₪ בחודש, עם חיסכון בעלות ההדפסה (הנפקת הדוחות כלולה בתוכנה).
מעקב צמוד – כשבעל העסק מנהל את החשבונות בעצמו הוא שם לב יותר לתנועת הכספים הנכנסים והיוצאים, לעומת מצב בו בעל העסק מעודכן אחת לחודשיים על המצב השוטף.
טעויות אפשרויות אצל בעל המקצוע - המשרדים הגדולים של ראיית החשבון והנהלת החשבונות נוטים לעבוד תחת לחץ גדול, מה שמגביר את הסיכוי לטעויות. העבודה נעשית לרוב על ידי עובדים זוטרים יחסית שעשויים למהר ולסיים את העבודה, על חשבון דאגה לאינטרס של בעל העסק.
חשוב מאוד לציין כי החישוב של עלות ניהול החשבונות לא כוללת את הזמן שבעל העסק משקיע בנושא. זמנו של בעל העסק עשוי להיות יקר ובעל ערך רב לקידום ולתפעול העסק, כך שיש לקחת בחשבון את הטרחה הנלוות לניהול חשבונות עצמאי.

יתרונות שימוש בבעל מקצוע
הפחתת טרחה וחיסכון בזמן - כפי שנאמר, שימוש בבעל מקצוע מוריד נטל עבודה משמעותי מכתפיו של בעל העסק ומעביר את האחריות וביצוע הפעולות לידיו של בעל המקצוע. כל מה שבעל העסק צריך לעשות במקרה זה הוא העברת החומרים בזמנים הנקובים וקבלת הדוחות והחומרים המעובדים ישירות לידיו. רואה החשבון גם מגיש את הדוחות השוטפים בשם בעל העסק.
גיבוי מסודר - בעל המקצוע גם מגבה את כל הנתונים שנמסרו לידיו, בניגוד לניהול חשבונות עצמאי בו האחריות לגיבוי היא על בעל העסק בלבד.
ידע מקצועי – ניהול חשבונות והפקת דוחות היא משימה לא פשוטה לבעל העסק, במיוחד אם חישובים, נבירה בתקנות ותוכנת אקסל אינן תחום המומחיות שלו. בעל המקצוע בתחום יכול בעזרת הידע הנרחב שלו להגיע לדיווחים על החזרי מס שבתור בעל עסק לא הייתם חושבים עליהם, כך שהשכר עשוי להיות משתלם ואף יותר מכך.

חשוב לזכור כי הגשת הדו"ח השנתי נעשית לרוב, בעסק שאינו קטנטן, בסיוע רואה חשבון (בעלות נוספת לניהול החשבונות השוטף, אם קיים). את החומרים שנוהלו באופן ידני\מקוון יש להגיש לבעל מקצוע, שיסייע בעיבוד הנתונים ובהגשת הדו"ח.