תהליך הגבייה בעסק קטן

אחת הבעיות המשמעותיות ביותר שעסק קטן מתמודד איתו הוא תזרים מזומנים לוקה בחסר, כשאחת הסיבות המרכזיות לכך היא הליך גבייה בעייתי.
עסקים רבים נוטים לבצע את העבודה אך לאחר מכן להזניח את דרישת התשלום ובכך ליצור בעיות בתפעול השוטף של העסק ובגבייה העתידית של התשלום.
אמנם רוב הלקוחות משלמים במועד ועל פי ההתחייבות הראשונית שלהם, אך חלק קטן מהם (והבעייתי ביותר) מעכבים את התשלום ואף מסרבים לשלם. בעלי עסקים לעתים מוצאים את עצמם משקיעים מאמץ רב ומתמשך בניסיון לגבות את אותו חוב אבוד מלקוח סורר. כדאי ומומלץ למצוא את האיזון שיבטיח גבייה והכנסה מקסימליות.

גבייה נכונה ויעילה

ראשית כל, גבייה נכונה צריכה לשמור על איזון בין שימור הלקוח לבין קבלת התשלום במועדו ובמלואו. לכן, כדאי למקד את מאמצי הגבייה בלקוחות שמתעכבים בכוונה תחילה ולא בלקוחות שמשלמים לרוב בזמן.

• אל תרגישו לא בנוח לגבות את המגיע לכם. זכרו, הלקוח הוא זה שצריך להרגיש שלא בנוח עם החוב שלו.
• דאגו ליצור תאריך קבוע לגבייה, לצורך העניין עד ה-14 לחודש, לפני תשלומי המע"מ. כך תוכלו להגיד ללקוחות לדחות את הצ'ק עד לתאריך מסוים וקבוע מראש.
• הציעו הנחה לתשלום במזומן – מדובר בהצעה שקוסמת ללקוחות רבים ומבטיחה את התשלום בידיכם באופן מיידי.
• הקפידו לשמור על כל המסמכים הרלוונטיים, אשר יעזור לכם להוכיח בעתיד את ההתחייבות מצד הלקוח: טפסי הזמנת עבודה, תכתובות בנושא החיוב, כרטיס הנהלת חשבונות של הלקוח ועוד.
• נסו ככל הניתן להימנע מבעיות תזרימיות, באמצעות תכנון ופעילות מראש- קחו בחשבון בתוכנית הפיננסית אחוז מסוים של הכנסות שתהיה בעיה בגבייתן, על מנת שלא להגביר את הגבייה יתר על המידה. גבייה אגרסיבית מידי עלולה ליצור אפקט שלילי על הלקוחות המשלמים ולפגוע בשימור שלהם.
• מקדו את מאמצי הגבייה בלקוחות שמפעילים התנגדות פעילה וברורה. הכינו את עצמכם לכל פעולות ההתחמקות והסחטנות הרגשית מצד הלקוחות. זכרו, אם תיכנעו לסחטנות השמועה עלולה לעבור ללקוחות אחרים, שיניחו כי גם הם יכולים להתחמק מתשלום. המטרה העיקרית היא לא לתת ללקוחות אלו לגלוש אל האחוז הקטן של לקוחות שמוגדרים כ"בלתי ניתנים לגבייה".
• גבייה מלקוח בעייתי מגיע לרוב למשא ומתן על תנאי החזר החוב. לעתים העסק מוותר על חלק מהחוב, על מנת לקבל לפחות את חלקו. כדאי לכוון גבוה במו"מ, לדרוש את ההוצאות על הצ'קים החוזרים, ריבית והצמדה, כדי להגיע לעמק השווה הקרוב לסכום החוב המקורי.
• היו עקשניים- אם לקוח נקלע לצרות כלכליות, רוב הסיכויים שהוא יחזיר את החובות שלו לנושים שיהיו הכי עיקשים ועקביים.
• לא לשכוח- תוכלו לחסוך לעצמכם זמן ומאמץ רב אם לא תמשיכו את הקשר עם הלקוחות הסרבניים.אלו המוגדרים "בלתי ניתנים לגבייה". עדיף להשקיע את אותו מאמץ בחיפוש אחר לקוחות חדשים, מאשר לשוב ולהתמודד בכל פעם מחדש עם סירוב לתשלום.

דגשים בהיבט הפיננסי של הגבייה

• עדיף תמיד לקבל צ'ק דחוי על פי הבטחה לצ'ק בתאריך מאוחר יותר. עם צ'ק בידכם, ניתן לפנות להוצאה לפעול מבלי להזדקק לבית משפט, בנוסף לכך שצ'ק הוא עדות קשה להכחשה של ההתחייבות מצד הלקוח.
• במקרים בהם אתם מתחילים לעבוד עם לקוח על פי סיכום תקופתי של הזמנות ולא תשלום על כל עבודה, דאגו לקחת צ'ק ביטחון.
• מומלץ במקרה הצורך לפתוח חשבון מול חברות האשראי לצורך גבייה בכרטיס אשראי, שמבטיחה תשלום כמעט באופן וודאי.
• אם מדובר בלקוח שהוא חברה בע"מ, יש לפעול לקבלת ערבות ממורשה מטעם החברה.
• בעת התחייבות לתשלום עתידי, יש לקחת את כל הפרטים של הלקוח, ללא קשר להיותו לקוח פרטי, מורשה או חברה. שקלו אף לדרוש צילום תעודת זהות או תעודה מזהה אחרת לאימות הפרטים.
• בעת קבלת צ'ק, תוכלו לבדוק באתר בנק ישראל האם החשבון של בעל הצ'ק אינו מוגבל.

בתרחיש הגרוע, בו לא הצלחתם לגבות את החוב, יש להעביר את התיק לטיפול משפטי של עורך דין המתמחה בגבייה ולהוצאה לפועל. לעתים קרובות די בכך שהחייב מקבל מכתב התראה מעורך הדין על מנת להביא אותו לפריעת החוב, במקום להיכנס להליכים משפטיים.

שירותי גבייה חיצוניים

בעל עסק קטן לרוב נוטל אחריות רבה בתחומים שונים בעסק, לרבות גיוס ושמירה על קשר עם לקוחות. אך כשהעסקה מגיעה לשלב הגבייה, בעל העסק לא מצליח לגבות את התשלום מסיבות שונות (חוסר זמן, חוסר אסרטיביות, חשש מפגיעה ביחסים ובשימור הלקוח).
במקרים שכאלו, ניתן לשכור חברה שתבצע עבורכם את שירותי הגבייה וכך לנתק בין השיווק והקשר עם הלקוח, לבין הגבייה, הנחשבת כפעולה שלילית ומעיקה יותר. לעתים לעסק קטן לא משתלם להעסיק מנהל חשבונות שיגבה בשבילו את החובות מהלקוחות, כך ששירותי גבייה חיצוניים עשויים לשרת ולהיטיב עם העסק.