טיפים לסידור המשרד לשם עבודה נעימה ויעילה יותר

מהי החשיבות בסידור המשרד בעסק? מדוע כדאי להתארגן נכון וחכם במשרד?

רוצים לאפשר לעצמכם התנהלות יעילה ומועילה במשרד?
רוצים ליצור לעצמכם סביבת עבודה רגועה, המאפשרת להתפנות לדברים החשובים באמת במהלך יום עבודתכם?
בין אם מדובר במשרד הביתי או במשרד של חברה הממוקם מחוץ לבית, סידור משרד והנחלה שיטתית של סדר וארגון בניירת המשרדית, כמו גם עיצוב המשרד והלבשתו, הינם בעלי חשיבות ראשונה במעלה להתנהלות והתייעלות העסק כולו. תועלת עצומה יפיקו העובדים במשרד מסודר ומאורגן היטב, כמו גם הלקוחות בין אם הם מבקרים בו או אם לאו.
בנוסף ליצירת תשתית של סדר, אם נשקיע גם בעיצוב ובאסטטיקה של המשרד כולם יצאו נשכרים; לעובדים יהיה חשק לשהות במשרד שעות רבות והלקוחות יירצו להיכנס. זאת ועוד, הלקוחות יחושו שהם מטופלים בידיים טובות שמסוגלות לספק להם את שלשמו הגיעו. סידור המשרד מאפשר רוגע, הפחתה בלחצים והגעה לתוצאות הרצויות מבלי לאבד זמן יקר. להלן יינתנו מספר עצות מעשיות שתוכלו ליישם בעצמכם.

מה נוכל לעשות בעצמנו לפני שנזמין את המומחים? מהי נקודת המוצא להתחלה בסידור משרד?

כיצד ניצור סביבה נכונה לעבודה?
ראשית, נגדיר למה משמש כל רהיט ופריט במשרד. שנית, נמקם את הריהוט במקום בו הוא משרת אותנו בנוחות המירבית והנכונה לפעילות במשרד. שולחן העבודה יהווה את נקודת המוצא ליצירת הסדר המיוחל.
שולחן עבודה, כשמו כן הוא. זהו השולחן המיועד לעבודה, עליו מתבצעת העבודה העיקרית. לפיכך, להחלטה לגבי מיקומו בחדר ישנה חשיבות גדולה.
נמקם את שולחן העבודה בהתאם לאופן בו אנחנו מתנהלים במשרד. במידה ואנו מקבלים לקוחות, נרצה ששולחן העבודה שלנו יפנה לעבר הדלת ממנה נכנסים הלקוחות, כדי שנוכל לקבל את פניהם. אנו נשב מאחורי השולחן עם הפנים לכיוון הדלת.
במידה ואנו מעוניינים להתרכז בעבודה ולהתנתק מהסביבה (למשל, במידה ואיננו מקבלים לקוחות), נשב מול השולחן. במקרה כזה נמקם את השולחן כשפנינו לכיוון הקיר, כשאנו ישובים מול המחשב עליו אנחנו עובדים, אך רצוי בזווית כלפי הדלת. ניתן לנצל את אחת מפינות החדר לקבלת זווית מבט נוחה ושולחן עם שטח רב. מבט לכיוון הדלת יאפשר לנו לפנות לעבר הדלת ברגעים בהם אנו מעוניינים להתייחס לאנשים המגיעים אלינו מעבר לדלת, והתנתקות ממה שמעבר לדלת ברגעים בהם אנו מעוניינים בריכוז מוחלט בעבודתנו.
רצוי שהשולחן הגדול, שעליו אנו עובדים, יכיל בעיקר את המחשב המשמש אותנו וכן מעט כלי כתיבה (מספר עפרונות ועטים) שמורים בכלי שמאגד אותם. בנוסף, יועיל לנו גם ציוד משרדי בסיסי (כגון: שדכן, מחורר, סרגל, דבק, מחדד ומחק) המאוחסן כיאות בכלי בעל מספר תאים מפרידים. לחילופין, אביזרים אלו יכולים גם למצוא את מקומם במגירה ימנית נשלפת.
מגירה ימנית עליונה בשולחן (אם יש אפשרות כזו), תאפשר להניח בתוכה את כל כלי המשרד הבסיסיים ובכך לשמור על ניקיון של שטח השולחן (כאמור, משטח העבודה שלנו). למגירה כזו אנו מושיטים יד בקלות. משם אנו לוקחים ציוד משרדי בו אנו מעוניינים להשתמש, ובמידה ונרצה לשמור על הסדר במשרד, לשם גם נחזיר את הציוד בתום השימוש.
ספריה מקצועית וקלסרים לצידו הימני של השולחן (זה שאינו פונה לצד של הדלת). נאפשר לעצמנו מבט לכיוון ספריה המכילה ספרות ו/או ניירת המאחוסנת בקלסרים, בהם אנו משתמשים במהלך עבודתנו.
מכשיר הפקס והמדפסת – ניתן למקמם באיזור הספריה המקצועית. רצוי להקצות מדף למכשירים אלו, בעומק שיכול להכיל אותם ובגובה שמותאם אלינו ליד מבלי שנצטרך לקום כדי להגיע אליהם. בכל מקרה בעת סידור המשרד, רצוי שנמקם מכשירים אלו מחוץ לשולחן אך לצידו, בהישג יד. ליד המכשירים נציב מגש לאיסוף ניירת. מגש זה משמש לאחסון ניירת שצריכה להיות זמינה ומסמכים המצריכים טיפול. לכן, מומלץ כי פעם בשבוע או שבועיים (בהתאם לכמויות הניירת המצטברת בו) נפנה אותו ונעביר את המסמכים לתיוק בקלסרים (שאת תכולתם נגדיר מראש).
בזמן העבודה ליד המחשב נוכל להביא את הניירת או הספרים הנחוצים לנו בעת עבודתנו. אלא שברגע שאנו מסיימים לטפל במשימה כלשהי, רצוי לפנות אותם מהשולחן למקום אליו נקבעו כשייכים.
מגש לאיסוף ניירת את המגש האוסף את הניירת רצוי להשאיר גלוי (לא לדחוף ניירת במגירה) כדי שיזכיר לנו שחייבים לתייק ניירת ברגע שהוא מתמלא. תיוק ניירת בגובה של עד 3 ס"מ עשויה להיות פעילות נעימה יחסית ומועילה גם לשחרור העיניים ממסך המחשב. צבירת ניירת בכמויות של ארגזים ומזוודות עשויה ליצור מתח רב ומיותר, ויתכן שכבר נידרש לעזרה מקצועית. כל שעליכם לעשות, אם תרצו להשתלט על הניירת המשרדית ולא להפוך אותה לעול מכביד שקשה להתמודד איתו לבד, הוא: לצבור אותה בגובה נמוך, למיין ולתייק מידי שבוע או מקסימום שבועיים.
לסיום, טיפ עיקרי בנושא סידור משרד וסידור וארגון בכלל: השתדלו לא לדחות את עשיית הסדר למחר. כפי שהגדירו זאת חכמינו: "אל תאמר 'לכשאפנה אשנה', שמא לא תפנה" (משנה, אבות, ב',ד'). כלומר, אל לנו לדחות להחמיץ את ההזדמנות! אם החלטתם לפנות לסדר וארגון במשרד ובכלל, הרי שיפה שעה אחת קודם.

המאמר נכתב על-ידי חן סופר, בוגרת האקדמיה לאמנות ועיצוב – בצלאל, מנכ"לית חברת "בזמן ובמקום" לסידור הבית והמשרד. לפרטים: 052-6536602 .