עיצוב המשרד- דגשים ונקודות חשובות

מאמר מערכת פורסם: 07.09.2011
עיצוב המשרד- דגשים ונקודות חשובות

אחד מהמרכיבים החשובים ביותר מבחינתו של בעל העסק הוא עיצוב המשרד. מלבד העובדה שהמשרד הוא החזות של העסק כלפי חוץ, המשרד הוא גם החלל בו נמצאים רוב עובדי החברה במשך כל יום העבודה ולכן כדאי ומומלץ לתכנן משרד פונקציונאלי ונעים גם יחד.

החלטות לפני תחילת עיצוב המשרד

ההחלטה הראשונה היא הגדרת הייעוד של המשרד והשירות שהוא נותן לעסק: האם הוא משמש מקום לפגישות עם לקוחות או רק לעבודה מנהלתית? האם כל העובדים ישהו בו במקביל, או שבכל שעה נתונה יהיו רק חלק מהם? היכן וכיצד מתבצעת רוב העבודה- בצוותים בחדר הישיבות, עבודה יחידנית בחדרים או בכלל דיון פתוח במרפסת? בנוסף לפונקציה של המשרד בתוך העסק, חשוב לתכנן את המשרד כך שישקף את העסק ואת מה שהוא מייצג. כל סגנון עיצוב ישדר משהו אחר ללקוחות וגם לעובדים: קיים הבדל משמעותי בין משרד של חברת היי-טק צעירה וחדשנית, משרד עורכי דין סולידי, או דווקא משרד עורכי דין צעיר וחצוף. בפגישות הראשוניות עם בעל המקצוע שיעצב לכם את המשרד, חשוב להעביר את המסר, החזון והערכים שהעסק רוצה לשדר, על מנת שיתורגמו לעיצוב נכון ומתאים.
עיצוב המשרד הוא החלטה לטווח ארוך למדי, בעיקר בעקבות העלות הגבוהה של השיפוץ והקושי בשינויים תוך כדי פעילות שוטפת של המשרד, לכן כדאי לחשוב מראש על ההתפתחות הצפויה והרצויה של העסק על מנת לתכנן מראש צרכים עתידיים, כמו מקומות נוספים של אחסון וישיבה, חדרים שיהיה אפשר להסב לשימוש שונה, וכדומה.

טיפים ודגשים בעיצוב המשרד

כמות האפשרויות בעיצוב המשרד היא כמעט אין סופית, אך השאיפה היא להינעל על סגנון מסוים ודרך מסוימת להשיג אותו, לאחר הפגישה הראשונית עם בעלי המקצוע שיתכננו ויבצעו את עיצוב המשרד. בפניכם נקודות קטנות אך חשובות שיועילו במחשבה על העיצוב וסביבת העבודה שתיווצר בעקבותיו:

  • כדאי לנצל את הקירות לתכנון נישות וגומחות, יחד עם מדפים, כדי לייצר מקומות אחסון נוספים במיקומים שלרוב לא היו מנוצלים.
  • מומלץ לחשוב מראש על מקומות אחסון נוספים לאחסנת חומרים, מסמכים וגם עובדים שיתווספו, על מנת שלא ליצור צפיפות יתר תוך זמן קצר של עבודה.
  • דלת המשרד היא החזות והפנים של העסק, לכן כדאי לעצב אותה בהתאם למה שאתם רוצים לשדר לקהל הלקוחות והשותפים העסקיים. היא יכולה להיות מתוחכמת או פשוטה, צבעונית או צנועה, כל עוד היא מושכת וגורמת לסקרנות באשר לעסק המנוהל מאחוריה.
  • הריהוט המשרדי וחומרי הגלם הם אלו שייצרו את התדמית וה"לוק" של המשרד, עם אפשרויות מקובלות ליצירת מראה היי-טק (מתכת וזכוכיות) או שימוש בעץ להצגת מראה מכובד ואלגנטי. הריהוט וחומרי הגלם ישדרו את היוקרה הנדרשת\\היצירתיות הנחשקת, בהתאם לעסק ולרצון שלכם.
  • תאורה היא נושא חשוב שמשפיע על סביבת העבודה ואפילו על הפרודוקטיביות של העובדים. כדאי להעניק מספיק אור בחלל העבודה, תאורה מרכזית בחדר הישיבות, ובנוסף גם תאורה חמימה שתרכך את האור הפלורסנטי המעייף.
  • עיצוב של המשרד הוא המשך ישיר של שאר ההחלטות העיצוביות של העסק: נייר המכתבים, הלוגו והפרסומים השונים, לכן חשוב לוודא כי הרקע העיצובי ידוע ומשמש בסיס כלשהו למתכנני המשרד.
  • לבסוף, שילוב של צמחיה, עציצים ואלמנטים עיצוביים מרעננים שיתאימו לאווירה הכוללת במשרד, יכולים רק להועיל לאווירה וליצור חמימות ונוחות.

משמעות ה-open space

ה-open space, המרחב הפתוח, הוא אחת מהאפשרויות של עיצוב המשרד, שהתפתחה בעשורים האחרונים. מדובר במרחב פתוח אחד, ללא משרדים סגורים, בהם יושבים כל העובדים עם מחיצות ביניהם. המרחב הפתוח נועד להפרות מצד אחד את עבודת הצוות, ליצור פתיחות בין העובדים וכך גם להגדיל את התפוקה שלהם, ומצד שני גם לנסות לנצל את המרב משטח המשרד. העובדים עשויים שלא לאהוב את קונספט המרחב הפתוח, שמפקיע מהם את הפרטיות והנוחות לעבוד בריכוז מלא. לפיכך, כדאי לבחון היטב את עיצוב המשרד בתור אופן ספייס לפני יישום ההחלטה- האם סוג העבודה בעסק שלכם דורש מרחב אחד גדול עם אינטראקציה בין העובדים? האם הרעש היחסי והבלתי נמנע שנוצר באופן ספייס הוא גורם שעשוי להפריע לעבודה? מיהם העובדים\תפקידים שיקבלו בכל זאת משרד "אמיתי", ומה יהיה היחס אליהם בתור בעלי "זכות יתר"?
עולם עיצוב המשרדים מספק פתרונות שונים ומגוונים ליצירת הפרדה בין העובדים במרחב הפתוח, הכוללים מחיצות מחומרים שונים (גבס, זכוכית, מתכת), שיוצרים אווירה שונה. ניתן גם לשלב מחציות ודלתות זכוכית על מנת לתת אשליה ותחושה של חלל גדול יותר, יחד עם מתן פרטיות יחסית לעובדים. חשוב להרכיב מראש מחיצות שניתן לפרק ולשנות בקלות, למען שינויים והתאמות עתידיות לפעילות המשרד.