איך לייעל את ביצוע הפרויקטים בארגון ולעמוד ביעדים שהצבתם

במהלך עבודת המנהל צצות כל הזמן הזדמנויות חדשות. על אף שישנה תכנית עבודה מסודרת, אסטרטגיה לארגון ופעולות מתוכננות מראש שיש לבצע מחודש לחודש, נקרות בדרכנו הצעות חדשות, או הזדמנויות. גם שינויים בצרכי השוק, הבנת הלקוחות והתפתחות העסק מביאים אותנו לפיתוח רעיונות חדשים.

הבעיה היא שלא כל רעיון, נפלא ככל שיהיה, רוקם בסופו של דבר עור וגידים לכדי יישום.
מדוע? לא בגלל שהרעיון לא היה מצוין, חדשני או ישים. הרבה פעמים, אנחנו פשוט לא יודעים כיצד להוציא אותו לפועל בצורה מיטבית, וככל שחולף הזמן והביצוע לא מתקדם – אנחנו גם נוטים לזנוח את הרעיון לגמרי.

כדי שבפעם הבאה שיעלה במוחכם רעיון מבריק, שיכול לקדם את הארגון שלכם לקראת הישגים חדשים,  תוכלו גם באמת להוציא אותו לפועל ולהיות מסופקים מכך שעמדתם סוף סוף ביעדים החדשים שהצבתם לעצמכם, ריכזנו עבורכם 3 טיפים חשובים שייעלו את עבודתכם בהרבה ויסייעו לכם לעמוד ביעד שהצבתם.

הנה 3 טיפים חשובים שייעלו את הפרויקט הבא שלכם -

1.      אפשרו האצלת סמכויות–כל מנהל נתקל בדילמה הזו באיזה שהוא שלב של ניהול העסק. אילו  מהסמכויות רק הוא יכול לבצע ומה הוא יכול להאציל הלאה, מתי אפשר לשכור עובדים והאם באמת ניתן להעביר אליהם את האחריות.

אי האצלה של אחריות לעובדים אחרים וניסיון לבצע את כל הדברים בעסק גם יחד נובע לרוב מ"פרפקציוניזם" – התחושה שאף אחד אחר לא מסוגל לבצע את העבודה ברמה שאני כמנהל יכול לבצע אותה. ריכוז ייתר, של יותר מדי פונקציות בידי מנהל אחד, יוצרת צוואר בקבוק שלא מאפשר עמידה ביעדים.

ככל שתשפרו את מיומנות האצלת הסמכויות, תכשירו עובדים שיהיו מקצועיים ויתמחו בדברים נישתיים בעסק, תוכלו לנהל פרויקטים רבים יותר במקביל וגם להשלים את הפרויקטים בזמן.

2.      השתמשו במערכות ממוחשבות המייעלות את העבודה– ייעול העבודה השוטפת וגם עבודה על פרויקט ספציפי מתבצע קודם כל לאור שימוש בכלים אוטומטיים העוקבים אחרי שלבי העבודה, שולחים לנו תזכורות בכל שלב, מארגנים את הנתונים הנאספים בצורה מדויקת ומסודרת ומאפשרים סינון, מיון והשוואה של הנתונים. הכוונה למערכות תוכנה מסוגים שונים, בהתאם לאופי הפרויקט העומד מולנו, ודוגמא טובה לכך היא שימוש במערכות CRM  המאפשרות ניהול יעיל של מאגר לקוחות.

3.      קדמו תקשורת טובה בין המחלקות המבצעות את הפרויקט וסנכרון של הנתונים -ארגונים גדולים נוטים להישאב אל תוך בירוקרטיה מייגעת ולאבד בכך את היעילות שהייתה קיימת. ככל שקיימות בארגון מחלקות מרובות יותר, כך התקשורת ומעבר המידע נעשה מסובך יותר. השקיעו זמן בתכנון התקשורת בין המחלקות ובטיפוח תקשורת בינאישית פורה וטובה. כאשר התקשורת היא תקשורת בונה, בשונה מתקשורת "הרסנית", לא רק שהפרויקטים אכן מבוצעים בשלמותם, גם התוצאות שמושגות הן התוצאות הטובות ביותר.

בנוסף, ייעלו את זרימת המידע בין המחלקות באופן מתמיד – מומלץ שהמידע יעבור בצורה ממוכנת ובמהירות, הגדירו אזורי משתמשים במערכות ומידור מידע, וערכו ביקורות מעת לעת לבדוק אם יש מקום לשיפור.

ניהול פרויקטים באופן יעיל הוא בר ביצוע. היעילות היא הגורם המבדיל בין פרויקטים המגיעים לידי מימוש לבין פרויקטים אשר נזנחים בצד, תוך הנחה שגויה כי הפרויקט אינו ניתן לביצוע במועד זו או בכלל במסגרת הארגון. מערכות אוטומציה רבות יכולות לסייע לנו בביצוע הפרויקט והן מרכיב הכרחי בכל פרויקט.

ייעול התהליכים בארגון הוא מיומנות נרכשת. ככל שתבדקו את הכלים המשמשים אתכם ביומיום ותפעלו לשיפור מתמיד כך תגיעו לתוצאות טובות יותר.