האם אפשר להיערך מראש להוצאות בעסק

בין אם העסק שלכם מתנהל מהמחשב בחדר העבודה בפיג'מה, מבית הקפה הקרוב או ממבנה פיזי - אתם יכולים למצוא את עצמכם ״ביום בהיר אחד״ מתמודדים עם הוצאה לא צפויה. הצורך בסכום כסף שחורג מתזרים המזומנים יכול לנבוע מבעיית אינסטלציה, תקר בגלגל או משרת ששבק כמו גם מגורמים חיצוניים החל מעבודות תשתית באזור וכלה במשבר כלכלי עולמי, הפסקת חשמל ועוד פלאי תבל. אם העסק שלכם ניצב בפני הוצאה משמעותית חד פעמית הפתרון הנקודתי יכול לבוא בדמות הלוואה מיידית, כשהדרך הטובה ביותר להתמודד עם הוצאות לא צפויות היא פשוט לצפות אותן מראש.  

תכנון מראש

בעת תכנון התקציב השנתי, חשוב להתכונן מראש לתרחישים שונים שעלולים להשפיע על תפקוד העסק ולקחת בחשבון את כל ההוצאות הברורות מראש. כך למשל, אם העסק שלכם תלוי בכלי תחבורה, החלפת צמיגים או מצבר חייבים להיכלל בתחשיב השנתי. אין זה משנה אם העסק שלכם מתנהל במרשתת או שבבעלותכם בית קפה, תכננו מראש את כלל ההוצאות הצפויות לכם בשנה הקרובה.

בין אם אתם יושבים עם דף ועט או אפליקציה לתכנון התקציב, אתם יכולים להוסיף לרשימה את שתי הנקודות הבאות:

1.   ציוד: מכשירים חשמליים, כלי רכב,  פרקט, מזגנים - אין שום דבר בעייתי בציוד ישן כל עוד הוא עושה את העבודה. בדקו את הציוד הקיים, לבדכם או בעזרת איש מקצוע, כדי לקבל הערכת מצב לבעיות תחזוקה או תיקונים צפויים.

2.  כוח אדם: גיוס עובדים כשלעצמו לא מחייב הוצאה גדולה, אך אתם חייבים לקחת בחשבון עלויות מעבר לשכר : ריהוט, ציוד משרדי, ביגוד או מכונית.

קופת חירום

אחת הדרכים הטובות ביותר להיערך להוצאה חריגה ובלתי צפויה היא פשוט לשים כסף בצד. לחיסכון ליום סגריר יתרונות שונים, למשל, הסכום יוכל לשמש אתכם גם למימוש הזדמנויות עסקיות. התשובה לשאלה כמה כסף אתם צריכים לשמור בצד תלויה גם ביכולת הכספית שלכם, כשהסכום האידאלי צריך לעמוד על לכל הפחות פי שלושה מסך ההוצאות הקבועות.

מעשר

לא משנה כמה טוב ומלא תכנון התקציב השנתי שלכם, אתם תמיד יכולים למצוא את עצמכם מול הוצאה מפתיעה. אחת הדרכים להתמודד עם זה היא לקבל החלטה להפריש אחוז מסוים לטובת הכנסות בלתי צפויות. אתם יכולים לדוגמא להחליט על אחוז מסוים מהמכירות שמועבר ישירות לקופת החירום, ממנה תוכלו למשוך בעת הצורך את הסכום הנדרש להתמודדות עם בלת״מים או להיעזר בה בחודשים בהם נרשמת ירידה בהכנסות.

אצבע על הדופק

ניהול עסק הוא מקצוע לכל דבר, אבל אתם לא חייבים להחזיק בתואר במנהל עסקים כדי להצליח במשימה – אתם רק צריכים לשמור אצבע על הדופק. הישארו מעודכנים בנעשה בתעשייה שלכם, הן בארץ והן בעולם ובדקו האם ואיך הדברים עלולים להשפיע על העסק שלכם. אם יש לכם אפשרות להשתתף בהשתלמויות מקצועיות, זכרו שאלו יכולות גם לעזור לכם וגם נחשבות כהוצאות מוכרות; ואם אין לכם זמן או שאירועים שאתם מעוניינים לקחת בהם חלק רחוקים גיאוגרפית, השלימו את החומר בעזרת וובינרים או סיכומים שמפורסמים על ידי המארגנים.

היו עם יד על הדופק גם על מצב ההון החוזר שלכם, והבינו מהם ההכנסות העתידיות שאמורות להגיע אליכם בכל שלב. תכנון תקציב בלי חלק זה הוא איננו אפקטיבי ואף מסוכן.

אל תוותרו על נוכחות דיגיטלית ואל תסתפקו בעמוד פייסבוק או קבוצת ווטסאפ או כל ״צד שלישי״ אחר. החזיקו אתר משלכם, אפילו בעל עמוד אחד עם כל הפרטים החשובים ואפשרות ליצירת קשר. אם אתם עוסקים במכירת מוצרים, מומלץ להחזיק ״חנות מקוונת״ ובמקביל להימצא בזירות מסחר בהן נמצאים המתחרים.

ניהול עסק פירושו (בין יתר) לקחת בחשבון תקופות פיננסיות לא יציבות והוצאות אקראיות לכאורה. ככל שתקדישו יותר תשומת לב ותתכננו את התקציב השנתי בכובד ראש, יהיה לכם קל יותר להתמודד עם בעיות שיצוצו במפתיע למרות כל ההכנות. כשעבודתכם הקשה מניבה רווחים, אל תשכחו להשאיר קצת בצד ליום סגריר - אבל גם אל תשכחו לטפוח לעצמכם על השכם כשמגיע לכם.