ציוד מחשוב למשרד חדש

מאמר מערכת פורסם: 19.01.2014
ציוד מחשוב למשרד חדש

אחד הדברים החשובים ביותר בתכנון רכש למשרד חדש הוא נושא המחשוב. כאשר עומדים בפני רכישת ציוד מחשוב למשרד, חשוב מאוד לעבור תהליך מקדים של אפיון צרכים על מנת לבצע רכישה מתאימה.

ענף המחשוב הוא אחד העמוסים והמגוונים שקיימים בשוק ועל מנת לבחור את המוצרים המתאימים ביותר מומלץ להיעזר באנשי מקצוע.

בחברות גדולות יש בדרך כלל מנהל למערך המחשוב שאמור לטפל בכל נושא האפיון והרכש, אך גם בחברות קטנות חשוב מאוד לקבל ייעוץ מקצועי בתחום לפני רכישת הציוד. ניתן לפנות לחברות שמתמחות בפתרונות מחשוב לעסקים על מנת לקבל הכוונה מקצועית מתאימה.

תהליך אפיון הצרכים צריך להיעשות תוך שימוש בראיה רחבה, שלוקחת בחשבון נתונים מהעבר אך גם נערכת לקראת התפתחויות עתידיות ומתאימה את ההערכות אליהן.

רק תהליך אפיון רציני ומעמיק יוכל להוביל להצטיידות נכונה, חסכונית ומקצועית של ציוד מחשוב לעסק.

 

איך מבצעים אפיון צרכים

 

1.      מחשבים- לפני רכישת מחשבים לעסק חדש, חשוב לבדוק קודם כל מהי הכמות הנדרשת. יש משרדים בהם יש צורך למחשב עבור כל עובד ויש מקרים בהם מתאפשר ששני עובדים יחלקו מחשב אחד. זה תלוי כמובן באופי העבודה של כל אחד מהם. לכל מחשב יש יכולות שונות ועלויות שונות בהתאם. חשוב מאוד לדעת מהו אופי השימוש הצפוי במחשבים על מנת לרכוש מוצרים שמתאימים לדרישות. למשל, עבור משתמש שזקוק למחשב בעיקר לניהול מסמכים וגלישה באינטרט ניתן לרכוש מחשב בעל יכולות ממוצעות, בעוד שעבור משתמש שזקוק להפעלת תוכנות מורכבות יש צורך ברכישה של מחשב עוצמתי הרבה יותר. חשוב להחליט גם איזה סוג של מחשבים צריך לרכוש לעסק, האם כל העבודה מתבצעת ממקום אחד ואז ניתן להסתפק במחשבים נייחים או שיש צורך גם במחשבים ניידים.

 

2.      מדפסות- לפני רכישת מדפסות למשרד חדש חשוב לאפיין את צרכי ההדפסה הצפויים. חשוב לצפות את כמויות ותדירות ההדפסה, להחליט האם יש צורך בהדפסה צבעונית או שניתן להסתפק במדפסות שחור-לבן, לשקול רכישה של מדפסות משולבות שחוסכות עלויות של סורק, פקס ומכונת צילום. ההחלטה החשובה ביותר בתחום היא האם עדיף לרכוש מדפסות לייזר או מדפסות הזרקת דיו. מדפסות לייזר ידועות כחסכוניות יותר לשימוש, אך יקרות יותר לרכישה. לכן, כל עסק צריך לקבל את ההחלטה בתבונה ובהסתמך על צרכי המערכת.

 

3.      תוכנות מחשב- מלבד מערכות הפעלה ותוכנת אופיס, שהן תוכנות בסיסיות שכל עסק עושה בהן שימוש, קיים בשוק מגוון גדול של תוכנות לניהול עסק. תוכנות ניהול לקוחות, הנהלת חשבונות, ניהול מלאי, ניהול רכש ועוד. עלותן של תוכנות לניהול עסק היא גבוהה בדרך כלל, אך תועלתן אינה מוטלת בספק. בתחום התוכנה חשוב ביותר לקבל ייעוץ מקצועי ואמין על מנת לבצע רכש מתאים.

 

4.      ציוד היקפי- בהתאם לכמות המחשבים שהוחלט לרכוש עבור העסק, צריך להחליט גם על רכישת ציוד היקפי מתאים. אפיון הצרכים בתחום זה צריך לבחון את הגודל הרצוי של מסכי המחשב, סוגי המקלדות, העכברים והרמקולים. בתחום הציוד ההיקפי חשוב מאוד להחליט גם על רכישת ציוד תקשורת מתאים- מודמים, ראוטרים וכו'. מומלץ מאוד לשכור את שירותיה של חברה מקצועית בתחום תקשורת המחשבים על מנת לבצע תכנון מקדים של רשת המחשבים ולפיו לרכוש את הציוד.


    מאמרים שיכולים לעניין אותכם: